administration-25 開放系統理論：組織與環境互動的現代觀點

開放系統理論：組織與環境互動的現代觀點
壹、前言
在當代行政學與組織理論中，傳統封閉系統觀點已無法完整解釋現實中組織的行為與發展。尤其在社會快速變遷、科技迅猛發展的今天，組織早已不再是與環境隔離的孤島，而是一個不斷與外界進行互動、學習與調適的開放系統（Open System）。

貳、開放系統的基本理念
一、系統觀的演進
系統理論起源於自然科學，最早用於解釋物理或生物機體的結構與功能。傳統上，多以「封閉系統」（closed system）來描述一個自我運作、外界影響極小的機構。例如：機械、天文系統、化學反應等。然而，隨著對生命現象與社會系統研究的深化，愈來愈多學者發現單靠封閉系統理論，難以完整說明組織如何與外界互動、如何調整自身運作。

二、開放系統的特質
開放系統強調「系統與外界之間存在資源、資訊與能量的流動關係」。也就是說，組織必須仰賴外界的投入（input）才能產出（output），且必須能適應環境變化，否則將無法生存。這樣的觀點由系統理論先驅Bertalanffy於1950年代提出，對社會科學產生深遠影響。

三、從平行論看系統層次
Bertalanffy也主張「平行論」（parallelism），認為不應只用單一層級或角度理解系統，而應觀察各層系統之間的對應關係。例如，從生物系統、社會系統到認知系統，它們在組成與互動上雖然不同，但在結構與功能邏輯上卻有相似性，這正是系統理論強調的整體性與互賴性。

參、環境系統的類型與影響
開放系統理論的核心，在於環境會影響組織，而組織也必須回應環境。根據Kast與Rosenzweig（1974）的分類，組織環境可區分為「一般環境系統」與「特定環境系統」。

一、一般（社會）環境系統
這是指所有組織共同面對的宏觀背景，包括社會、政治、文化、經濟等因素。其特性是對所有組織都有影響，但不針對個別組織產生直接壓力。具體內容如下：
1.文化環境：如價值觀、傳統、倫理、宗教等，會影響組織內部的權威模式、領導風格與員工態度。
2.科技環境：科技的發展程度會影響組織的生產工具、流程與創新能力。
3.教育環境：識字率、專業訓練人口比例，將影響組織的人力素質與知識水平。
4.政治環境：包括政治穩定度、政策一致性及權力分配結構，會左右公共機構與民間組織的發展。
5.法律體制：法治的存在與落實，會影響組織行為的合法性與治理機制。
6.自然資源：水、電、土地與氣候條件，將影響組織的設址、營運與成本。
7.人口特質：年齡結構、性別比例與都市化程度，會改變市場與勞動力供需。
8.社會環境：包括階層結構、社會角色與制度演化，決定組織在社會中的定位與功能。
9.經濟環境：如通貨膨脹、消費模式、財政政策等，會影響資源取得與服務定價。

二、特定（任務）環境系統
與一般環境相比，「特定環境」是直接影響特定組織運作的外部條件，通常與利害關係人有關，主要包含：
1.顧客因素：其需求、偏好與忠誠度將直接影響組織的產品與服務策略。
2.供應者因素：設備、原物料、人力來源的穩定與否，會影響產能與成本。
3.競爭者因素：市場上其他組織的行為與策略，是組織必須因應的重要壓力。
4.制度因素：政府規範、政策指導、公共服務態度等會影響組織合規與效率。
5.技術因素：新的技術、流程與方法會改變組織的生產模式與創新潛力。
這些因素會構成組織每日運作的現實挑戰，組織必須時刻監測、快速反應，否則容易被市場淘汰。

肆、組織內部的三層級系統
組織本身也可以區分為三個內部系統層級：
1.操作次級系統：負責執行基礎任務的第一線單位，例如行政人員、技術工班等。
2.協調次級系統：承上啟下，負責協調各部門運作，如中階管理者、行政主管。
3.策略次級系統：負責規劃長遠目標與決策方向，如組織領導人、政策制定者。
這三個層級必須共同運作，並能針對來自「一般環境」與「特定環境」的挑戰進行有效反應。

伍、開放系統理論的實務意涵
一、組織與環境的動態關係
在現代行政運作中，環境變化迅速，包含科技進步、民意波動、全球競爭加劇等。開放系統理論提醒我們，組織不是靜態機器，而是動態適應的生命體。它不但需要吸收外部資源（input），更要產出有價值的成果（output），才能在激烈的生存競爭中站穩腳步。

二、學習與調適的關鍵能力
組織若要與外部環境良性互動，必須具備：
1.學習能力（learning）：能夠辨識環境變化、吸收新知識。
2.調適能力（adapting）：能夠修正內部機制、更新流程或政策。
例如，一家政府機構若無法因應數位轉型趨勢，仍使用過時紙本作業，不但效率低下，也難以回應民眾期待。

三、公共行政的應用啟示
在行政學與政策管理上，開放系統理論提供了以下啟示：
1.跨部門合作：環境變化複雜多元，需打破單位界線，共享資訊與資源。
2.政策靈活性：政策必須隨情境調整，而非僵化套用。
3.參與治理：環境中各利害關係人如公民、企業、NGO 都是互動成員，應納入治理網絡。
4.績效回饋機制：輸入與輸出須有明確指標，定期檢視成效以利修正方向。
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By 國考小幫手Youtube頻道