administration-38 行政學導論第38講:組織結構圖之理論基礎、類型比較與實務應用
組織結構圖之理論基礎、類型比較與實務應用
一、前言
在現代行政與組織管理中,如何清楚呈現組織的權責分工、層級關係與運作架構,是確保組織有效運作的關鍵課題。**組織結構圖(organization chart)**正是在此需求下所發展出的重要管理工具。它不僅是一張靜態的圖表,更是理解組織制度、分析管理問題與進行人事規劃的重要依據。透過組織結構圖,管理者與成員得以在最短時間內掌握組織全貌,並據以進行決策與調整。
二、組織結構圖的意義與功能
組織結構圖係以視覺化方式呈現組織的正式結構,包括各層級之配置、部門之隸屬關係,以及命令與報告系統。
其首要功能在於概括呈現組織整體輪廓,使人一目了然地理解組織的基本架構,而不必依賴冗長的文字說明。
其次,組織結構圖能清楚顯示正式權責關係,包括各職位所負責的職能、部門間的分工,以及上下級之間的指揮與監督路線。若該圖係根據實地調查所繪製,尚可反映組織實際運作的真實狀況,而非僅止於法定或理想設計。
再者,透過組織結構圖的分析,管理者可發現組織內部潛藏的問題,例如職位重疊、權責不清、管理幅度過大、層級設計不合理等,進而作為組織調整與改革的重要依據。
此外,組織結構圖亦可用於檢視各層級在計畫、協調與管制等管理活動中是否妥適配置,並評估組織是否過度集中或分散權力。
在人事管理方面,組織結構圖更可延伸應用為升遷圖或替補圖,協助組織進行人力接班與職務異動的規劃。
三、組織結構圖的主要類型
(一)依內容呈現方式之區分
組織結構圖可分為三類:
第一,組織結構圖,著重呈現層級與部門隸屬,是最常見的形式;
第二,組織機能圖,強調各單位所負責的職能分工;
第三,組織職位圖,進一步標示職稱、職位,甚至人名,常見於人事管理與升遷規劃。
(二)依圖形表現方式之區分
就表現方式而言,傳統上可分為縱型、橫型與梯型三種。
1.縱型組織圖自上而下呈現權力層級,結構清楚、易於理解,為實務上最廣泛使用的形式;
2.橫型組織圖則自左至右呈現,適用於階層較少而基層單位眾多的組織;
3.梯型組織圖能在有限空間內呈現大量職位,特別適合用於組織規劃或變動分析。
此外,為改善傳統型組織圖過度僵化與階級分明的缺點,學者另提出聚合型組織結構圖。此種圖型以圓形方式呈現,以最高管理層為核心,向外擴展各部門,不僅有助於淡化階級高低的觀念,也較能突顯部門間的相互依賴與協調關係。
四、傳統型與聚合型組織結構圖之比較
傳統型組織結構圖的優點在於結構明確、層級分明,能清楚呈現主管與部屬之正式關係,以及職位與授權的路線,因而長期被廣泛採用。然而,其缺點亦相當明顯。
首先,它僅能呈現正式關係,無法反映非正式組織與實際互動;
其次,當組織龐大、層級眾多時,製圖與閱讀皆較為困難;
再者,過度強調階級,容易強化人員對上下高低的心理認知,不利於組織彈性與創新。
相較之下,聚合型組織結構圖透過圓形設計,減輕階級意涵,並強調部門與人員間的互賴性,有助於促進協調、溝通與整合,較能呈現組織的動態關係。然而,聚合型圖表同樣存在限制,例如權責與職能分工不如傳統型明確,且對於共同負責或跨部門職能的呈現仍有不足。
五、組織結構圖的製圖要領與限制
在實務製作上,組織結構圖須注意若干原則:
1.同一階層的職位框格大小應一致;
2.不同層級則可隨職位高低調整;
3.業務關係宜以實線表示,幕僚關係可用虛線區隔;
4.常設委員會宜另行標示;
5.適度留白以提升可讀性。
然而,必須強調的是,組織結構圖本質上僅是一張靜態圖表,只能反映某一時間點的正式結構。人際關係、非正式組織、工作情緒與實際互動情形,往往無法完全呈現,仍需搭配其他調查與紀錄方式加以補充。
六、結論
總言之,組織結構圖是行政與組織管理中不可或缺的工具,能有效呈現組織的正式結構、權責分工與層級關係,並作為組織分析、人事管理與制度調整的重要依據。然而,組織結構圖並非萬能,其所能呈現者終究有限,唯有搭配對實際運作的深入理解,方能真正發揮其管理價值。
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administration-38 行政學導論第38講:組織結構圖之理論基礎、類型比較與實務應用
組織結構圖是呈現組織正式權責與層級的視覺化工具,有助於組織分析與人事管理,但無法反映非正式關係與組織動態。
標籤: 行政學導論






