administration-69 行政學導論第69講:非正式組織的意義、形成基礎與功能影響
非正式組織的意義、形成基礎與功能影響
一、前言:組織不只有制度,也有人情網絡
在組織生活中,除了正式的職位、權責、規章與層級制度之外,還存在一種看不見卻影響深遠的人際關係網絡,這就是「非正式組織」(informal organization)。若說正式組織是組織的骨架,那麼非正式組織便是組織中的血脈與情感連結。它雖然不是由法定程序或正式制度所設計,卻會影響成員的溝通、合作、士氣、認同感,甚至影響組織目標的達成。因此,理解非正式組織,是研究行政組織與管理行為時不可忽視的重要課題。
二、正式組織的意義:計畫設計下的制度結構
所謂「正式組織」(formal organization),是指經由有計畫的設計所建立的組織結構,又稱「計畫性結構」(planned structure)。正式組織具有明確的職位、權責、規章與工作關係,成員依照法定程序與組織規範行事。
例如機關中的局長、科長、承辦人等職位,皆屬正式組織的安排。正式組織強調制度、權威、分工與效率,其主要目的在於有效達成組織目標。簡言之,正式組織重視的是「職位關係」與「法定權責」。
三、非正式組織的意義:自然形成的人際關係網絡
相對於正式組織,非正式組織並非由正式制度設計而成,而是在正式組織運作過程中,成員因日常接觸、情感交流、共同背景、共同利益或共同需求,自然而然形成的人際關係網絡。
羅次力斯柏格與狄克遜(Roethlisberger & Dickson)認為,非正式組織是存在於正式組織成員之間的「個人交互關係」(personal interrelations),這些關係往往難以用正式組織圖表示。
巴納德(Chester I. Barnard)則指出,非正式組織是人們在機關中因個人接觸與互動所形成的聯合體,常具有偶然性與自然性。
戴維斯(Keith Davis)亦認為,非正式組織是基於「個人與社會關係網絡」(a network of personal and social relations)所形成的交往系統,並非來自正式權威,而是由人際互動自然產生。
由此可知,正式組織看的是「制度與職位」,非正式組織看的是「人際與認同」。前者重視規章,後者重視情感;前者是被設計出來的,後者是自然發展出來的。
四、非正式組織的主要特徵
非正式組織具有以下幾項重要特徵:
第一,它是正式組織中的副產品。只要人們在同一組織中共事,就會產生互動、熟悉與情感交流,非正式組織也就自然形成。
第二,它不是法定設計,而是自發形成。
非正式組織沒有明文規章,也沒有固定組織圖,而是由成員依照彼此關係自然結合。
第三,它重視情感、信任與認同。
成員之間往往因彼此熟悉、價值相近或利益相通,而形成較密切的互動關係。
第四,它雖然沒有正式權威,卻可能具有實際影響力。
例如某些資深同仁職位不高,但因經驗豐富、人緣良好、深受信任,反而可能在群體中具有重要影響力。
五、非正式組織形成的基礎:六同關係
非正式組織的形成,常以成員之間的共同點為基礎,亦即所謂「六同關係」。共同點愈多,成員之間的認同愈強,凝聚力也愈高。
第一,同學。曾就讀同一學校者,容易因共同經驗、校友情感而產生親近感。
第二,同鄉。來自相同地區者,容易因語言、生活習慣、地域情感而互相扶持。
第三,同宗。具有同姓、親族或宗族關係者,在組織中容易自然結合。
第四,同好。具有相同興趣或嗜好者,例如登山、打球、下棋、唱歌等,常因共同活動而往來密切。
第五,同事。因工作接觸頻繁、朝夕相處,成員之間容易形成密切關係。
第六,同個性。性格、價值觀或行為方式相近者,容易彼此吸引,進而形成小團體。
由此可知,非正式組織不是憑空出現,而是建立在人與人之間的共同經驗、共同背景與共同心理需求之上。
六、非正式組織形成的原因
成員之所以會形成或參與非正式組織,主要有以下幾項原因:
第一,滿足友誼需求(friendship)。人是社會性動物,需要情感交流與人際陪伴,因此在組織中自然會尋找可以談話、互助與信任的對象。
第二,追求認同(identification)。人在組織中不只需要薪資與職位,也需要被接納、被尊重與被承認。非正式組織能提供成員歸屬感與社會地位。
第三,取得保護(protection)。個人力量有限,面對壓力、不公平待遇或組織變動時,常會透過團體力量維護自身利益。這是一種防衛性動機(defensive motive)。
第四,謀求發展(exploitation)。成員可能透過人際網絡獲得資訊、資源、升遷機會或影響力。這是一種積極性、進攻性的動機(offensive motive)。
第五,彼此協助(assistance)。組織工作常需要互相支援,非正式關係能使成員在正式規定之外更願意彼此幫忙,進而提升工作效率。
七、非正式組織的正面功能
非正式組織對正式組織具有相當重要的正面功能。
第一,它可以促進溝通。
正式溝通管道有時較為緩慢或僵硬,而非正式溝通往往更快速、更直接。
第二,它可以增進成員情感。
成員若能在組織中獲得友誼與支持,工作滿意度與歸屬感便會提高。
第三,它可以提升士氣與合作。
良好的非正式關係能促進互助合作,使成員更願意為共同目標努力。
第四,它可以彌補正式制度的不足。
正式組織雖有規範,但難免僵化;非正式組織則可提供彈性與人情支持,使組織運作更順暢。
八、非正式組織的負面影響
然而,非正式組織也可能產生負面影響。
第一,可能形成小圈圈或派系。
若非正式組織過度封閉,容易排斥新人,破壞組織公平。
第二,可能造成謠言流傳。
非正式溝通雖然快速,但若缺乏正確資訊,也容易形成誤解與謠言。
第三,可能抗拒改革。
當非正式團體的既得利益受到威脅時,可能集體反對組織變革。
第四,可能削弱正式權威。
若非正式領袖的影響力過大,甚至可能使正式主管的領導受到挑戰。
因此,管理者不應忽視或壓抑非正式組織,而應加以了解、引導與善用,使其成為正式組織的助力,而非阻力。
九、結論:兼顧制度效率與人性需求
總而言之,非正式組織是組織成員在正式制度之外,基於互動、情感、認同與利益所形成的自然人際網絡。它雖然沒有明文規章與法定權威,卻能深刻影響組織運作。
現代行政管理若只重視正式組織的制度效率,而忽略非正式組織中的人性需求,便難以真正掌握組織行為的全貌。因此,良好的管理者應同時重視正式制度與非正式關係,既維持組織的秩序與效率,也照顧成員的情感與認同。唯有如此,才能促進組織和諧,提升行政效能,並有效達成組織目標。
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標籤: 行政學導論












