administration-73 行政學導論第73講:非正式組織的正功能
非正式組織的正功能
一、前言:非正式組織並非全然有害
所謂非正式組織(Informal Organization),是指在正式組織的法定職權、制度規章與層級結構之外,由成員基於情感、興趣、價值觀、互動需求或共同利益,自然形成的人際關係網絡。
傳統管理觀點常將非正式組織視為影響正式制度運作的障礙;然而,現代組織理論則認為,非正式組織若能受到適當引導,反而可以補充正式組織之不足,增強成員凝聚力,促進溝通,維持組織穩定,並提高行政效率。因此,非正式組織具有下列正功能。
二、非正式組織的正功能
(一)維護團體文化價值(Perpetuate Cultural Values)
1. 共同價值的維繫
非正式組織中的成員,通常因長期互動而形成相近的觀念、態度與價值。這些共同價值會成為團體成員行動的依據,使成員在工作中產生共同認同。
2. 增強團體凝聚力
由於成員彼此抱持相似信念,容易產生信任感與情感連結,進而強化團體內部的凝聚力。換言之,非正式組織能使組織不只是制度上的集合,更成為具有情感基礎與共同文化的社會團體。
(二)提供成員社會滿足感(Social Satisfactions)
1. 彌補正式組織的冷漠感
在大型正式組織中,成員常因層級分明、分工細密與制度化管理,而感到個人地位渺小,甚至產生疏離感。此時,非正式組織能提供成員與他人互動、被接納與被重視的機會。
2. 滿足歸屬感與地位需求
非正式組織能使成員獲得歸屬感(Feeling of Belonging)、地位感與心理支持。成員在非正式團體中感受到自己被需要、被肯定,因而減少孤立與失落感。
因此,非正式組織具有滿足成員社會需求與心理需求的功能,可彌補正式組織過度理性化、機械化的缺陷。
(三)促進有效溝通(Communication)
1. 建立快速訊息傳播網絡
非正式組織能形成快速的訊息傳播網絡,使消息能在成員之間迅速流通。相較於正式溝通常須經過層級與程序,非正式溝通較具彈性與速度。
2. 補充正式溝通的不足
當組織規模擴大、層級增加、關係複雜時,正式溝通容易產生遲滯、失真或阻塞。非正式組織則能協助成員了解管理當局政策與措施的真正意圖,使組織內部訊息更加暢通。
因此,非正式組織可補強正式溝通管道之不足,提高組織反應速度與協調效率。
(四)發揮社會控制作用(Social Control)
1. 形成團體規範
非正式組織具有約束成員行為的力量。這種力量來自團體共同價值、同儕期待與人際壓力,能影響成員的態度與行為。
2. 內在控制與外在控制
非正式組織的社會控制可分為兩種:
第一,內在控制(Internal Control),是指成員因認同團體文化與價值,而自願遵守團體規範。
第二,外在控制(External Control),是指團體透過讚許、支持、友善、排斥、冷落或不便等方式,對成員施加壓力。
3. 維持團體秩序與一致性
當成員遵守團體規範時,會獲得肯定與支持;若違反團體規範,則可能受到排斥或不友善對待。這種社會壓力會促使成員調整行為,使其與團體保持一致,進而維持組織秩序與和諧。
(五)提高組織彈性(Flexibility)
1. 彌補正式制度僵化
正式組織的工作計畫、工作程序與規章,多半事先制定,雖有助於穩定與秩序,但也容易缺乏彈性。當環境變動或突發問題出現時,正式制度可能無法即時因應。
2. 提供臨機應變能力
非正式組織不完全受正式程序限制,能透過成員間的默契、信任與人際協調,快速處理臨時發生的問題。因此,它具有較高的彈性與應變能力。
3. 維持組織運作完整
在實際行政運作中,非正式組織能補充正式制度不足,使組織不致因規章僵化或程序繁瑣而陷入停滯,進而維持組織的完整與效率。
(六)分擔主管領導責任(Sharing Leadership Responsibility)
1. 減輕主管管理負擔
若主管能與非正式組織保持良好關係,成員便較願意配合主管,主動完成工作,並積極提供意見。這種合作關係可減少主管直接監督的壓力。
2. 提高領導效率
當成員能自動自發工作時,主管不必事事親自處理,可節省大量時間與精力,將注意力集中於更重要的決策、規劃與協調工作。
因此,非正式組織能協助主管推動工作,分擔領導責任,提升管理效能。
(七)彌補正式命令不足(Supplementing Formal Orders)
1. 補充制度未盡之處
正式組織的命令、規章與程序,不可能涵蓋所有實際情況。尤其在工作現場,常會出現臨時性、例外性或細節性的問題,單靠正式命令往往不足以處理。
2. 促進工作順利進行
非正式組織可透過成員之間的私下協調、互相幫助與默契配合,補足正式命令之不足,使工作流程更加順暢。
因此,非正式組織具有輔助正式制度、補強正式命令缺陷的功能。
(八)安定組織(Organizational Stability)
1. 降低離職率
非正式組織能提供成員情感支持與歸屬感,使成員對組織產生較強的依附與認同。當員工在組織中擁有良好人際關係時,便較不容易輕易離職。
2. 維持組織穩定
良好的非正式組織能降低成員的不滿情緒與流動率,使正式組織的人員結構較為穩定。人員穩定有助於經驗累積、工作延續與組織效能提升。
因此,非正式組織具有安定人心與維持組織持續運作的功能。
(九)作為情緒宣洩(Emotional Outlet)與心理補償管道(Psychological Compensation)
1. 提供抱怨與抒發空間
員工在正式組織中難免遭遇壓力、挫折、不滿或不公平感。如果缺乏適當出口,這些情緒可能累積成衝突或抗拒行為。
2. 減少負面情緒累積
非正式組織能讓成員透過交談、抱怨、分享與互相安慰,獲得情緒上的宣洩與心理上的補償。這種同儕支持能減輕成員精神壓力,使員工較能繼續投入工作。
因此,非正式組織可作為員工面對困難與挫折時的重要支持系統。
(十)矯正不當管理措施(Correcting Management Measures)
1. 形成管理制衡力量
非正式組織有時能對正式管理形成制衡作用。當主管領導不當、濫用權力、政策不合理或處理問題失當時,成員可能透過非正式組織表達意見與不滿。
2. 促使主管修正錯誤
這種非正式的反應力量,能提醒主管重新檢討管理措施,避免過去領導錯誤持續擴大。因此,非正式組織不僅是人際關係網絡,也可能成為促進管理合理化的重要力量。
三、結論:管理者應善用非正式組織
綜合而言,非正式組織雖然存在於正式制度之外,但它並非必然與正式組織對立。相反地,若能受到適當引導,非正式組織可以發揮許多正功能,包括:維護文化價值、提供社會滿足、促進有效溝通、發揮社會控制、提高組織彈性、分擔領導責任、彌補正式命令不足、安定組織、提供情緒宣洩,以及矯正管理措施。
因此,現代管理者不應一味壓抑或排除非正式組織,而應以尊重、溝通與引導的方式,使其與正式組織目標相互配合。如此,方能將非正式組織轉化為提升組織凝聚力、工作士氣與行政效能的重要助力。
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標籤: 行政學導論











